Nachdem Sie ein Bild auf einer Folie eingefügt und den Bildtyp identifiziert haben gehen geben Sie folgendermaßen einen Alternativtext an.
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
Microsoft empfiehlt einen Alternativtext in das Feld Beschreibung: einzugeben und für den Fall, dass die Beschreibung des Alternativtextes sehr lang ausfällt, zusätzlich eine kurze stichpunktartige Zusammenfassung im Textfeld unter Titel: anzugeben. Diese mit dem MS Office-Paket 2010 eingeführte Funktion wird von assistiven Technologien bisher jedoch noch nicht gut unterstützt und auch bei einem Export in andere Dateiformate nicht immer berücksichtigt. Beispiele für noch vorhandene Konvertierungsprobleme:
Aufgrund der noch vorhandenen mangelnden Unterstützung durch assistive Technologien ist die Empfehlung für eine Zusammenfassung im Titeltextfeld und einen Alternativtext im Beschreibungstextfeld gegenwärtig zwar allenfalls dann sinnvoll, wenn die Word-Datei auch oder nur als im HTML-Format abgespeicherte Datei weitergegeben wird. Im Hinblick auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien sollten Sie dennoch bei längeren Alternativtexten eine Zusammenfassung im Titeltextfeld angeben.
Unabhängig davon, ob Sie eine zusätzliche Zusammenfassung anbieten möchten, muss für informative Bildelemente immer ein Alternativtext für Menschen mit Behinderungen in das Textfeld unter Beschreibung: angegeben werden.
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