Veröffentlichungen Leitfäden Dokumente Word 2010
Im Leitfaden werden Textdokumente betrachtet, die mit dem Textverarbeitungsprogramm des Microsoft Office Pakets 2010 erstellt werden. Die Textdokumente können zum Beispiel Tabellen, Bilder und Listen enthalten.
Die Informationen auf dieser Webseite werden nicht mehr aktualisiert. Sie finden Aktuelles zum Thema Barrierefreie Dokumente in der „Teilhabe 4.0 – Toolbox“ u.a. zu den Schwerpunkten:
Die Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist eine zugängliche Dokumentenstruktur. Arbeiten Sie daher immer mit Formatvorlagen, um Überschriften und Absätze zu formatieren. Microsoft Word stellt Ihnen hierzu eine ganze Reihe an Dokumentenvorlagen mit verschiedenen Formatvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie zur Strukturierung eines Dokuments die geeigneten Formatvorlagen aus. Bei Bedarf können Sie auch eigene Formatvorlagen einer Dokumentenvorlage hinzufügen und so strukturierte Dokumente nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.
Überschriften werden verwendet, um ein Dokument in mehrere Abschnitte zu unterteilen. Die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften erzeugt eine Gliederung des Dokuments. Diese Gliederung kann dann von Menschen, die Dokumente mit Screenreadern betrachten, für die Navigation innerhalb des Dokuments genutzt werden. Ein einfaches Vergrößern der Schrift oder der Einsatz von Fettdruck kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis erzielen, erzeugt jedoch keine Gliederungsstruktur. Zusätzlich erlaubt die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften eine rasche Änderung des Layouts, da nicht jede einzelne Überschrift angepasst, sondern lediglich die Formatvorlage für Überschriften geändert werden muss.
In Word 2010 können Sie Text unter Verwendung einer Vorlage aus dem Katalog Schnellformatvorlage im Menüband Start oder mit Hilfe der Übersicht aller Formatvorlagen formatieren. Sie können mit den oberen beiden Pfeilschaltflächen rechts neben den Schnellformatvorlagen durch die Zeilen der Schnellformatvorlagen auf- oder abwärts navigieren. Mit der untersten Pfeilschaltfläche Weitere können Sie sich alle Schnellformatvorlagen anzeigen lassen und die passende Vorlage auswählen.
Mit der Schaltfläche Formatvorlagen (im Bereich Formatvorlagen ganz rechts unten) oder der Tastenkombination ALT + STRG + UMSCHALT + S öffnen Sie das Fenster mit allen in der aktuellen Dokumentenvorlage vorhandenen Formatvorlagen.
Markieren Sie den Text, dem Sie eine Formatvorlage zuweisen möchten, und wählen Sie dann die geeignete Formatvorlage aus.
Da Überschriften das Dokument gliedern, sollten sie den Ablauf des Dokuments wiedergeben. Damit ein Textdokument auch bei der Verwendung eines Screenreaders nutzbar ist, müssen die Überschriftentexte hinreichend eindeutig formuliert werden. Die "Überschrift 1" ist in der Regel die größte Überschrift, "Überschrift 2" ist kleiner als "Überschrift 1", aber größer als "Überschrift 3".
Tipps zur Verwendung von Überschriftformaten:
Informationen können in Listen gesetzt werden, um Informationen hervorzuheben, zu gruppieren oder in einer bestimmten Reihenfolge darzustellen. Die beste Vorgehensweise zur Erstellung von Listen ist die Verwendung von Aufzählungen und Nummerierungen. Dadurch können Listen von assistiven Technologien wie Screenreadern auch als Listen erkannt und korrekt wiedergegeben werden. Außerdem erleichtert der Einsatz von Aufzählungen und Nummerierungen den Export eines Textdokuments als HTML- oder PDF-Datei. Die manuelle Erstellung von Listen mit Tabulatortaste und Sonderzeichen kann zwar optisch ein ähnliches Ergebnis produzieren, aber eine so erstellte Liste ist von assistiven Technologien nicht als Liste zu erkennen.
Bei Listen werden 2 verschiedene Möglichkeiten unterschieden: „Aufzählung" und „nummerierte Listen". Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine neue Liste während der Eingabe:
Um aus einem vorhandenen Text eine Liste zu erzeugen gehen Sie folgendermaßen vor:
Diese beiden Schaltflächen sind zweigeteilt: über die Symbole wählen Sie die jeweils letzte voreingestellte Formatierung für Aufzählungszeichen oder Nummerierung aus, über die kleinen Pfeile rechts neben diesen Bedienelementen gelangen Sie zu den Auswahlmöglichkeiten für andere Aufzählungszeichen bzw. Nummerierungsformate.
Word stellt 5 verschiedene Formatvorlagen für Aufzählungszeichen und Listennummern mit jeweils unterschiedlichen Einrückungen und Zeichen oder Ordnungsnummern bereit. Es entsteht der Eindruck, sie könnten bei ineinander verschachtelten Listen die Formatvorlage „Aufzählungszeichen" für die erste Ebene einer Aufzählungsliste verwenden, die Formatvorlage „Aufzählungszeichen 2" für die zweite Ebene und so weiter. Die Zahlenangabe bei diesen Formatvorlagen hat jedoch keine Bedeutung für die Verschachtelungstiefe, es handelt sich hierbei jeweils um verschiedene Formatvorlagen.
Um eine verschachtelte Liste zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur Liste aufrufen und hier den Befehl Listeneinzug anpassen auswählen.
Sie können auch aus dem Menüband in der Registerkarte Start die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen aus der Gruppe Absatz und dort die Option Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren auswählen. Im neu geöffneten Dialogfeld Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren wählen Sie die gewünschte Listenebene aus.
Bildelemente in einem Textdokument benötigen einen Alternativtext. Dieser Text ermöglicht sehbehinderten oder blinden Menschen, den Inhalt von Bildern zu erfassen. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich bei einem Bild um eine Informationsgrafik oder ein dekoratives Element handelt. Entsprechend ist mit den Alternativtexten zu verfahren. Textäquivalente sollten kurz und eindeutig formuliert werden.
Wählen Sie das gewünschte Bildelement aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Bildelement und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Grafik formatieren ....
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Wählen Sie den Menüpunkt Alternativtext aus und geben Sie den Alternativtext für das Bildelement in das Textfeld unter Beschreibung: ein.
Diagramme und komplexe Schaubilder benötigen ebenso wie einfache Bilder ein Textäquivalent.
Wählen Sie das gewünschte Diagrammelement aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Diagrammelement und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Diagrammbereich formatieren ... .
Es öffnet sich nun ein neues Dialogfenster. Wählen Sie den Menüpunkt Alternativtext aus und geben Sie den Alternativtext für das Diagrammelement in das Textfeld unter Beschreibung: ein.
Häufig reicht bei Diagrammen und Schaubildern die Beschriftung oder der Alternativtext nicht aus, um genügend Informationen für das Verständnis des Inhalts zu vermitteln. Dann sollte eine ausführliche Beschreibung im Fließtext vorgenommen werden. Dieses Textäquivalent muss dieselben Informationen vermitteln, die ein sehender Mensch dem Diagramm oder Schaubild entnehmen kann.
Komplexe Schaubilder können aus mehreren vorgefertigten Formen zusammengesetzt (Menüband Einfügen, Gruppe Illustrationen, Schaltfläche Formen) werden. Diese Einzelelemente müssen erst zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Dazu werden alle Einzelelemente zusammen ausgewählt und dann im Kontextmenü der Eintrag Gruppierung > der Unterbefehl Gruppierung aufgerufen. Anschließend kann über den Befehl Objekt formatieren ein Alternativtext eingegeben werden. Zusätzlich kann auch eine Beschriftung eingefügt werden.
Microsoft empfiehlt einen Alternativtext in das Feld Beschreibung: einzugeben und für den Fall, dass die Beschreibung des Alternativtextes sehr lang ausfällt, zusätzlich eine kurze stichpunktartige Zusammenfassung im Textfeld unter Titel: anzugeben. Diese mit dem MS Office-Paket 2010 eingeführte Funktion wird von assistiven Technologien bisher jedoch noch nicht gut unterstützt und auch bei einem Export in andere Dateiformate nicht immer berücksichtigt. Beispiele für noch vorhandene Konvertierungsprobleme:
Aufgrund der noch vorhandenen mangelnden Unterstützung durch assistive Technologien ist die Empfehlung für eine Zusammenfassung im Titeltextfeld und einen Alternativtext im Beschreibungstextfeld gegenwärtig zwar allenfalls dann sinnvoll, wenn die Word -Datei auch oder nur als im HTML-Format abgespeicherte Datei weitergegeben wird. Im Hinblick auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien sollten Sie dennoch bei längeren Alternativtexten eine Zusammenfassung im Titeltextfeld angeben.
Um eine Kompatibilität mit insbesondere älteren Formaten und gegenwärtigen assistiven Technologien zu gewährleisten, muss ein Alternativtext in das Textfeld unter Beschreibung: angegeben werden.
Falls Sie sicher stellen möchten, dass Ihre Datei auch von Anwendern des OpenSource -Programms OpenOffice.org Writer betrachtet und ggf. weiterbearbeitet werden kann, sollten Sie Ihre Datei zusätzlich im Open-Office-Format abspeichern, damit die von Ihnen vergebenen Alternativtexte zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie aber, dass im Open-Office-Format der Alternativtext im Titeltextfeld angegeben sein muss. Bitte überprüfen Sie, ob die von Ihnen in diesem Feld vergebene Zusammenfassung als Alternativtext ausreichend ist. Falls Sie keine Zusammenfassung im Titeltextfeld angegeben haben oder falls diese als Alternativtext zum Verständnis nicht ausreicht, schneiden Sie den im Beschreibungstextfeld angegebenen Text aus und fügen Sie diesen in das Titeltextfeld ein. Es ist beim Erstellen eines Textes zwar einfacher den gleichen Text doppelt einzugeben, für Word2010-Anwender in das Textfeld unter Beschreibung und für OpenOffice -Anwender in das Textfeld unter Titel - im Hinblick auf Kompatibilität mit zukünftigen Technologien ist dieser einfache Weg jedoch wenig empfehlenswert.
Unabhängig davon, ob Sie eine zusätzliche Zusammenfassung anbieten möchten, sollte für informative Bildelemente immer ein Alternativtext für Menschen mit Behinderungen in das Textfeld unter Beschreibung: angegeben werden.
Mit Links können Sie entweder innerhalb eines Dokuments navigieren oder Verknüpfungen zu ausgewählten Webseiten im Internet herstellen. Achten Sie beim Einsatz von Links darauf, dass der verlinkte Text kurz und aussagekräftig ist. Der Linktext sollte über das Ziel bzw. die Aktion des Links Auskunft geben.
Ein Link auf eine Internet-Seite sollte verwendbar sein, unabhängig davon ob das Dokument ausgedruckt oder elektronisch zur Verfügung steht. Dazu muss der Text aussagekräftig sein und die URL, also die Zieladresse im Internet, hinter dem Text stehen.
Markieren Sie zuerst den Text, den Sie als Link nutzen wollen. Anschließend rufen Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks den Eintrag Hyperlink auf.
Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text klicken und im Kontextmenü den Eintrag Hyperlink... auswählen.
Es öffnet sich nun ein neues Dialogfenster, in dem Sie das Ziel des Links und weitere Optionen festlegen können.
Um eine Textmarke zu erstellen rufen Sie im Menü Einfügen in der Untergruppe Hyperlinks den Befehl Textmarke auf. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
Geben Sie dort den Namen der neuen Textmarke ein und bestätigen mit der Eingabetaste oder wählen Sie die OK-Schaltfläche.
Um eine Textmarke als Sprungziel für einen Hyperlink zu verwenden, markieren Sie zunächst den Text, welchen Sie als Link nutzen wollen um zur Textmarke zu springen. Anschließend rufen Sie aus dem Menüband Einfügen in der Untergruppe Hyperlinks den Befehl Hyperlink auf.
Es öffnet sich nun ein neues Dialogfenster, in dem Sie das Ziel des Links und weitere Optionen festlegen können.
Verwenden Sie Tabellen um Daten übersichtlich aufbereitet darzustellen. Tabellen sollten auf keinen Fall mit Tabulatoren oder Leerzeichen erstellt werden. So erstellte Tabellen sehen zwar wie Tabellen aus, aber assistive Technologien können sie nicht als Datentabelle erkennen und verarbeiten.
Vermeiden Sie umfangreiche und komplexe Datentabellen. Versuchen Sie stattdessen, große Tabelle im mehrere kleine Tabellen aufzuteilen.
Hinweis: Der Befehl Tabelle zeichnen erstellt Tabellen, deren Zellen unterschiedlich hoch sind oder die eine unterschiedliche Anzahl von Spalten pro Zeile haben. Dadurch ist es nicht möglich, der Tabelle eindeutige Kopfzellen für die Spalten und Zeilen zuzuordnen. Eine so erstellte Tabelle ist daher nicht unbedingt barrierefrei.
Geben Sie die Breite der gesamten Tabelle und der einzelnen Spalten relativ in Prozent an. Dies erleichtert den Export in ein anderes Format wie beispielsweise HTML. Eine so erzeugte Tabelle die in ein HTML-Dokument überführt wird, passt sich unterschiedlichen Fenstergrößen an und ist damit auf vielen unterschiedlichen Bildschirmen gut zu lesen.
In der Regel werden Sie Deutsch als Standardsprache für die Korrekturhilfen ebenso eingestellt haben wie die Standardeinstellung „Sprache automatisch erkennen“. Sie können in Word einzelne Wörter oder längere Passagen auch einer anderen Sprache zuweisen. Sofern fremdsprachige Wörter vorhanden sind, sollten Sie diese auch entsprechend auszeichnen. Diese Wörter oder Passagen können von Vorleseprogrammen dann im Klangbild der entsprechenden Sprache wiedergegeben werden. Zeichnen Sie den Text nicht aus, wird der fremdsprachige Text unter Umständen unverständlich mit deutscher Betonung vorgelesen.
Falls Sie nur deutschsprachigen Text verwenden, wird „Deutsch“ als Hauptsprache im PDF-Dokument angegeben. Falls Word automatisch eine andere Sprache erkennt oder falls Sie eine andere Sprache explizit angegeben haben wird diese den Textpassagen zugewiesene Sprache im PDF-Dokument mit dem Text gespeichert. Falls Sie zum Konvertieren die Wordfunktion nutzen das Dokument als PDF-Dokument zu speichern, wird Deutsch als Hauptsprache des PDF-Dokumentes angegeben. Falls Sie das Dokument mit dem Adobe PDFMaker erzeugen, ist die korrekte Sprachauszeichnung abhängig von Ihrer Acrobat-Version: Adobe Acrobat Pro XI zeichnet die den Textpassagen zugewiesene Sprache korrekt aus. Bei älteren Versionen funktioniert die Sprachauszeichnung nicht zuverlässig und muss in der Regel in Acrobat Pro nachbearbeitet werden. Der Adobe PDFMaker X legt „Deutsch“ nur dann als Hauptsprache für das PDF-Dokument fest, wenn keine andere Sprache als Deutsch angegeben wurde und zeichnet Sprachwechsel überhaupt nicht aus.
Word erlaubt die Angabe zusätzlicher Informationen zu einem Textdokument. Diese Informationen ermöglichen es den Betrachtenden, bei Fragen rasch Hinweise zum Textdokument zu bekommen und sich z. B. über den Dokumententitel und Inhalt oder über die Verfasser des Dokuments zu informieren.
In Word 2010 finden Sie den Dialog für die Dokumenteneigenschaften über den Menüband Datei unter dem Unterpunkt Informationen.
Auf der rechten Bildschirmseite befindet sich unter der Miniaturansicht Ihres Dokuments die Ausklappliste Eigenschaften.
Lassen Sie sich den Dokumentbereich anzeigen, es öffnet sich ein neuer Bereich in Ihrem Dokument. Geben Sie hier verschiedene Dokumenteneigenschaften ein. Zum Fertigstellen schließen Sie den Bereich wieder.
Alternativ können Sie die Erweiterten Eigenschaften zur Eingabe und Ansicht weiterer Dokumenteigenschaften aufrufen.
Hier können Sie weitere Dokumenteneigenschaften bearbeiten.
Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert die Orientierung und die Navigation in einem längeren Dokument. Außerdem können Sie mit einem Inhaltsverzeichnis die Struktur eines Dokuments überprüfen und ggf. fehlende Überschriften korrigieren.
Um ein Inhaltsverzeichnis einzufügen wählen Sie die Registerkarte Verweise.
Word 2010 bietet in Ihnen die Möglichkeit Ihr Dokument hinsichtlich Barrierefreiheit zu überprüfen.
Diese Überprüfung listet Fehler, Warnungen und Tipps zur Barrierefreiheit in einem Baumdiagramm in dem sich öffnenden Bereich Barrierefreiheitsprüfung auf.
Wenn Sie einen der unter Fehler, Warnungen oder Tipps gelisteten Einträge auswählen, wird Ihnen die Stelle im Dokument markiert. Im Abschnitt Weitere Informationen erfahren Sie, wie Sie gefundene Probleme beheben können.
Sie erreichen diese Abschnitte nicht nur mit der Maus, sondern auch mit der Tastatur. Mit der Taste F6 können Sie den Fokus auf den Aufgabenbereich legen. Mit der Tabulatortaste wechseln Sie zwischen den Abschnitten „Prüfungsergebnisse" und „Weitere Informationen". Mit den Cursor- und Bildlauftasten können Sie in diesen Bereichen navigieren.
Von der Barrierefreiheitsprüfung gefundene Fehler sollten Sie auf jeden Fall beseitigen, denn diese können Ihre Datei für Menschen mit Behinderungen nicht nur sehr schwer verständlich sondern sogar unverständlich machen.
Des weiteren sollten die als Barrierefreiheitswarnungen aufgeführten Probleme beseitigt werden, da auch diese eine Datei für Menschen mit Behinderungen schwer verständlich machen.
Barrierefreiheitstipps werden Microsoft zufolge für Inhalte abgegeben, die für Menschen mit Behinderungen zwar verständlich sind, aber durch eine geänderte Struktur oder Darstellung noch barrierefreier gemacht werden könnten. Falls irgendwie möglich sollten Sie auch diese Tipps beachten.
Ausführliche Informationen zur Barrierefreiheitsprüfung finden Sie auf den Internetseiten von Microsoft
Eine ausführliche Liste dessen, was in den Office2010-Programmen Word , Excel und PowerPoint mit der Barrierefreiheitsprüfung überprüft wird, finden Sie auf der Microsoft-Internetseite „Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung“
Erstellung barrierefreier Dokumente mit Microsoft WordArtikel von WebAIM (Web Accessibility In Mind) mit Hinweisen zu Word 2003 bis 2010.
Erstellung barrierefreier Dokumente mit Microsoft Word (deutsche Übersetzung)Übersetzung des entsprechenden Artikels von WebAIM (Web Accessibility In Mind) mit Hinweisen zu Word 2003 bis 2010.
Workshop der California State University: MS Word. Creating Accessible Word Documents 
Englischsprachiger Workshop zur Erstellung strukturierter und barrierefreier Dokumente mit Microsoft Word 2007. Es werden auch Hinweise zur Umwandlung in das HTML- und PDF-Format gegeben.
IBM-Richtlinie für Dokumentationen, Checkpunkt 1Im ersten Checkpunkt der "IBM Documentation Accessibility Checklist for documents created with Microsoft Word" (2007) wird Zugänglichkeit gefordert.
Regeln für die BarrierefreiheitsprüfungAuflistung aller Regeln, die bei der Barrierefreiheitsprüfung durchlaufen werden mit Hinweisen zu den jeweiligen Fehlern und Warnungen.
Barrierefreiheitsprüfung Word, Excel, PowerpointSeit Office 2010 ist eine Barrierefreiheitsprüfung fester Bestandteil des Office-Pakets. Der Artikel aus der Word 2010-Hilfe gibt Hinweise zur Nutzung.
Tabellarische Übersicht mit NCDAE Tips and Tools: Microsoft Word Hinweise des "National Center on Disability and Access to Education (NCDAE)", welche Barrieren in Präsentationen für blinde Nutzer, Menschen mit Lernschwierigkeiten, hörbehinderte Nutzer oder auch alle Nutzer auftreten können, mit möglichen Lösungsvorschlägen, insbesondere für Word 2003.
Richtlinie für Accessible Word Documents Richtlinie des Forschungsprojekts "Georgia Tech Research on Accessible Distance Education (GRADE)" der Forschungseinrichtung "Georgia Tech Center for Assistive Technology and Environmental Access (CATEA)" mit dem Schwerpunkt barrierefreies eLearning. Die muss, soll und kann-Kriterien beziehen sich auf Textdokumente, die mit Microsoft Word erstellt werden.
Online-Kurs Create an accessible Office document Ein etwa 30 bis 40-minütiger Online-Kurs von Microsoft zur Erstellung barrierefreier Office 2003-Dokumente.
Hintergrundinformationen zu Office 2010: Accessibility Investments and Document Accessibility Neue Entwicklungen im Office 2010 für die Zugänglichkeit aus Sicht der Softwareentwickler.